Szerződésekből üzleti információ – hogyan teheti átláthatóbbá a szerződéskezelést a Mercatys?
A vállalatok működésében a szerződések alapvető szerepet töltenek be. Meghatározzák az árakat, kedvezményeket, fizetési feltételeket, határidőket, szolgáltatási szinteket, felmondási lehetőségeket és számos más üzleti kötelezettséget.
A probléma általában nem az, hogy ezek az információk nem állnak rendelkezésre.
A probléma az, hogy szerződésekben vannak.
Egy néhány oldalas megállapodás esetében ez még könnyen kezelhető. Több tucat vagy több száz, eltérő szerkezetű és rendszeresen módosított szerződés esetén azonban az információk manuális nyilvántartása egyre nagyobb adminisztratív terhet jelent.
A Mercatys célja, hogy a szerződések tartalmából strukturált, kereshető és a vállalat más folyamataiban is felhasználható információt hozzon létre.
📑 A szerződés nem egyszerűen dokumentum
Egy beszállítói vagy szolgáltatási szerződésben számos olyan információ található, amely közvetlenül befolyásolhatja egy vállalkozás költségeit és működését.
Ilyen lehet például:
- 💰 az egységár vagy szolgáltatási díj,
- 📉 a szerződéses kedvezmény,
- 📅 a szerződés lejárata,
- 🔄 az automatikus megújulás időpontja,
- 📈 az éves indexálás módja,
- ⏰ a felmondási határidő,
- 🎯 az elvárt szolgáltatási szint,
- 📋 egyéb vállalt kötelezettségek és feltételek.
Ha ezek az információk kizárólag PDF-ekben, Word-dokumentumokban vagy különböző mappákban találhatók meg, a vállalkozásnak minden alkalommal meg kell keresnie és értelmeznie kell az eredeti szerződést.
Ez időigényes, és nagyobb szerződésállománynál nehezen átlátható folyamatot eredményezhet.
🤖 Mit csinál másként egy AI-alapú szerződéskezelő?
A Mercatys AI-alapú szerződésfeldolgozást és adatkinyerést alkalmaz.
A rendszer különböző felépítésű, hosszúságú és összetettségű szerződésekből képes azonosítani a meghatározott üzleti információkat.
A cél, hogy például egy 40 oldalas szerződésben található díj, határidő vagy indexálási szabály ne csak szövegként létezzen, hanem strukturált adatként is rendelkezésre álljon.
A folyamat leegyszerűsítve:
📄 Szerződés → 🤖 AI-feldolgozás → 🔍 Feltételek felismerése → 🗂️ Strukturált adatok → 📊 Üzleti felhasználás
Ez alapvetően megváltoztatja azt, ahogyan egy vállalkozás a szerződésállományára tekinthet.
🔍 Gyorsabb keresés a szerződésekben
A hagyományos szerződéskezelés egyik gyakori problémája az információkeresés.
Mikor jár le egy adott szerződés?
Mekkora kedvezményben állapodtunk meg?
Milyen indexálási szabály vonatkozik a következő évre?
Mennyi a felmondási idő?
Melyik szerződésmódosítás tartalmazza a jelenleg érvényes árat?
A strukturált adatkinyeréssel ezek az információk nem kizárólag az eredeti dokumentumban találhatók meg, hanem kereshető és összehasonlítható adatokká válhatnak.
🔄 Szerződésmódosítások és verziók követése
A gyakorlatban sok szerződés nem egyetlen dokumentumból áll.
Az eredeti megállapodást követheti egy módosítás, majd újabb díjtábla, kiegészítés vagy egyéb melléklet.
A Mercatys segítségével nyomon követhetők a szerződésverziók és módosítások, így átláthatóbbá válhat, hogy egy adott időpontban mely feltételek érvényesek.
Ez különösen fontos lehet a beszerzési, pénzügyi és vezetői döntések során.
⏰ A határidő, amelyről nem szeretnénk megfeledkezni
Egy elmulasztott felmondási vagy megújítási határidőnek közvetlen pénzügyi következménye lehet.
A Mercatys ezért képes a felmondási, megújítási és indexálási határidők figyelésére, valamint automatikus értesítések kezelésére.
A szerződés így nem egy olyan dokumentum, amelyre csak akkor nézünk rá, amikor már szükség van rá.
A rendszer előre jelezheti, amikor egy szerződéshez kapcsolódó esemény beavatkozást igényel.
💰 Összetett díjtáblák kezelése
A vállalati szerződések árazása nem mindig egyszerű „termék × egységár” logika szerint működik.
Az ár függhet például mennyiségtől, időszaktól, szolgáltatási szinttől vagy más változóktól.
A Mercatys ezért egyedi díjtáblák és változó árazási dimenziók kezelésére is alkalmas.
Ez különösen fontos lehet olyan vállalkozásoknál, amelyek jelentős számú beszállítóval és összetett szolgáltatási vagy beszerzési szerződésekkel dolgoznak.
⚖️ Szerződések és beszállítók összehasonlítása
Ha a szerződésekből kinyert feltételek strukturált adatként állnak rendelkezésre, lehetőség nyílik azok összehasonlítására is.
A vállalkozás így nemcsak szerződéseket tárolhat, hanem elemezheti is a bennük található feltételeket.
📑 Beszállító A → árak, kedvezmények, feltételek
📑 Beszállító B → árak, kedvezmények, feltételek
📑 Beszállító C → árak, kedvezmények, feltételek
⬇️
📊 Strukturált összehasonlítás
Ez új lehetőséget teremthet a beszerzési döntések, újratárgyalások és költségelemzések támogatására.
🔗 A szerződéses adatoknak nem kell elszigetelten működniük
A szerződéskezelés értékét jelentősen növelheti, ha az adatok más vállalati folyamatokban is felhasználhatók.
A Mercatys ERP-, CRM-, beszerzési, VIR- és SAP-rendszerekkel is összekapcsolható, így a szerződésekből kinyert információk nem feltétlenül maradnak egy különálló rendszerben.
A strukturált szerződéses adatok például beszerzési, pénzügyi, riporting vagy ellenőrzési folyamatok alapját is képezhetik.
📊 Mit jelent mindez egy vállalkozás számára?
A cél nem egyszerűen a szerződések digitalizálása.
A PDF-ben tárolt szerződés ugyanis már digitális – ettől azonban a benne található információ még nem feltétlenül használható hatékonyan.
A következő lépcső a szerződés tartalmának strukturálása és üzleti felhasználása.
Kevesebb keresés. 🔍
Kevesebb manuális nyilvántartás. ⌨️
Jobb határidőkövetés. ⏰
Átláthatóbb kötelezettségek. 📋
Összehasonlíthatóbb beszállítói feltételek. ⚖️
Jobban felhasználható vállalati adatok. 📊
A Mercatys ezt a szemléletet helyezi a szerződéskezelés középpontjába:
A szerződés ne csak egy dokumentum legyen, amit tárolunk – hanem strukturált információ, amit használni is tudunk.