Verträge als Geschäftsinformation – wie Mercatys das Vertragsmanagement transparenter macht
Verträge spielen eine grundlegende Rolle im Betrieb von Unternehmen. Sie legen Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Fristen, Service-Level, Kündigungsmöglichkeiten und zahlreiche weitere geschäftliche Verpflichtungen fest.
Das Problem besteht in der Regel nicht darin, dass diese Informationen nicht vorhanden sind.
Das Problem ist, dass sie in Verträgen verborgen sind.
Bei einer wenige Seiten umfassenden Vereinbarung ist das noch gut handhabbar. Bei mehreren Dutzend oder hunderten unterschiedlich strukturierten und regelmäßig geänderten Verträgen wird die manuelle Erfassung dieser Informationen jedoch zu einer zunehmend großen administrativen Belastung.
Ziel von Mercatys ist es, aus dem Inhalt von Verträgen strukturierte, durchsuchbare Informationen zu erstellen, die auch in anderen Unternehmensprozessen genutzt werden können.
📑 Ein Vertrag ist nicht einfach nur ein Dokument
Ein Liefer- oder Dienstleistungsvertrag enthält zahlreiche Informationen, die sich unmittelbar auf die Kosten und den Betrieb eines Unternehmens auswirken können.
Dazu können zum Beispiel gehören:
- 💰 der Einzelpreis oder die Servicegebühr,
- 📉 der vertraglich vereinbarte Rabatt,
- 📅 das Vertragsende,
- 🔄 der Zeitpunkt der automatischen Verlängerung,
- 📈 die Art der jährlichen Indexierung,
- ⏰ die Kündigungsfrist,
- 🎯 das erwartete Service-Level,
- 📋 weitere übernommene Verpflichtungen und Bedingungen.
Wenn diese Informationen ausschließlich in PDFs, Word-Dokumenten oder verschiedenen Ordnern zu finden sind, muss das Unternehmen jedes Mal den ursprünglichen Vertrag suchen und interpretieren.
Das ist zeitaufwendig und kann bei einem größeren Vertragsbestand zu einem schwer überschaubaren Prozess führen.
🤖 Was macht ein KI-basiertes Vertragsmanagement anders?
Mercatys setzt auf KI-basierte Vertragsverarbeitung und Datenextraktion.
Das System kann aus unterschiedlich aufgebauten, unterschiedlich langen und unterschiedlich komplexen Verträgen die definierten Geschäftsinformationen identifizieren.
Ziel ist es, dass beispielsweise eine Gebühr, eine Frist oder eine Indexierungsregel aus einem 40-seitigen Vertrag nicht nur als Text existiert, sondern auch als strukturierte Daten zur Verfügung steht.
Vereinfacht dargestellt sieht der Prozess so aus:
📄 Vertrag → 🤖 KI-Verarbeitung → 🔍 Erkennung der Bedingungen → 🗂️ Strukturierte Daten → 📊 Geschäftliche Nutzung
Das verändert grundlegend, wie ein Unternehmen auf seinen Vertragsbestand blicken kann.
🔍 Schnellere Suche in Verträgen
Eines der häufigsten Probleme der klassischen Vertragsverwaltung ist die Informationssuche.
Wann läuft ein bestimmter Vertrag aus?
Welchen Rabatt haben wir vereinbart?
Welche Indexierungsregel gilt für das nächste Jahr?
Wie lang ist die Kündigungsfrist?
Welche Vertragsänderung enthält den derzeit gültigen Preis?
Durch die strukturierte Datenextraktion sind diese Informationen nicht mehr nur im Originaldokument zu finden, sondern können zu durchsuchbaren und vergleichbaren Daten werden.
🔄 Vertragsänderungen und Versionen nachverfolgen
In der Praxis besteht ein Vertrag oft nicht nur aus einem einzigen Dokument.
Auf die ursprüngliche Vereinbarung kann eine Änderung folgen, dann eine neue Preistabelle, eine Ergänzung oder ein weiterer Anhang.
Mit Mercatys lassen sich Vertragsversionen und Änderungen nachverfolgen, wodurch transparenter wird, welche Bedingungen zu einem bestimmten Zeitpunkt gelten.
Das kann besonders wichtig sein für Entscheidungen im Einkauf, Finanzwesen und Management.
⏰ Die Frist, die man nicht vergessen möchte
Eine verpasste Kündigungs- oder Verlängerungsfrist kann direkte finanzielle Folgen haben.
Mercatys kann daher Kündigungs-, Verlängerungs- und Indexierungsfristen überwachen sowie automatische Benachrichtigungen verwalten.
Der Vertrag ist damit kein Dokument mehr, das man erst dann ansieht, wenn man es bereits braucht.
Das System kann im Voraus darauf hinweisen, wenn ein vertragsbezogenes Ereignis ein Handeln erfordert.
💰 Umgang mit komplexen Preistabellen
Die Preisgestaltung in Unternehmensverträgen folgt nicht immer einer einfachen „Produkt × Einzelpreis"-Logik.
Der Preis kann zum Beispiel von Menge, Zeitraum, Service-Level oder anderen Variablen abhängen.
Mercatys ist daher auch für die Verwaltung individueller Preistabellen und variabler Preisdimensionen geeignet.
Das kann besonders wichtig sein für Unternehmen, die mit einer großen Zahl an Lieferanten und komplexen Service- oder Beschaffungsverträgen arbeiten.
⚖️ Vergleich von Verträgen und Lieferanten
Wenn die aus Verträgen extrahierten Bedingungen als strukturierte Daten vorliegen, lassen sie sich auch vergleichen.
So kann das Unternehmen Verträge nicht nur speichern, sondern die darin enthaltenen Bedingungen auch analysieren.
📑 Lieferant A → Preise, Rabatte, Bedingungen
📑 Lieferant B → Preise, Rabatte, Bedingungen
📑 Lieferant C → Preise, Rabatte, Bedingungen
⬇️
📊 Strukturierter Vergleich
Das kann neue Möglichkeiten schaffen, um Beschaffungsentscheidungen, Nachverhandlungen und Kostenanalysen zu unterstützen.
🔗 Vertragsdaten müssen nicht isoliert bleiben
Der Wert der Vertragsverwaltung kann erheblich steigen, wenn die Daten auch in anderen Unternehmensprozessen genutzt werden können.
Mercatys lässt sich auch mit ERP-, CRM-, Beschaffungs-, BI- und SAP-Systemen verbinden, sodass die aus Verträgen gewonnenen Informationen nicht zwangsläufig in einem isolierten System verbleiben.
Strukturierte Vertragsdaten können zum Beispiel auch die Grundlage für Beschaffungs-, Finanz-, Reporting- oder Prüfprozesse bilden.
📊 Was bedeutet das alles für ein Unternehmen?
Das Ziel ist nicht einfach die Digitalisierung von Verträgen.
Ein als PDF gespeicherter Vertrag ist bereits digital – dadurch sind die darin enthaltenen Informationen aber noch nicht zwangsläufig effizient nutzbar.
Der nächste Schritt ist die Strukturierung und geschäftliche Nutzung des Vertragsinhalts.
Weniger Suchen. 🔍
Weniger manuelle Erfassung. ⌨️
Bessere Fristenverfolgung. ⏰
Transparentere Verpflichtungen. 📋
Besser vergleichbare Lieferantenbedingungen. ⚖️
Besser nutzbare Unternehmensdaten. 📊
Mercatys stellt diesen Ansatz in den Mittelpunkt des Vertragsmanagements:
Ein Vertrag sollte nicht nur ein Dokument sein, das wir speichern – sondern strukturierte Information, die wir auch nutzen können.